Szanowni Państwo,

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), informujemy, że:

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Spółka Chochołowskie Termy Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Chochołowie (34-513) Chochołów 400, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000261672, REGON: 120300433, NIP: 7361640322 (dalej: „Spółka” lub „Administrator”).

2. KONTAKT

Osobą do kontaktu w sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych oraz z wykonywaniem praw wynikających z RODO jest wyznaczony przez Spółkę Inspektor Ochrony Danych (IOD), z którym kontakt możliwy jest pod adresem e-mail:  iod@chocholowskietermy.pl bądź w formie listownej na adres: Chochołowskie Termy Sp. z o. o. Chochołów 400, 34-513 Chochołów, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub „Ochrona danych osobowych”.

3. ZAKRES, CELE ORAZ PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 

Dane osobowe uczestników grup zorganizowanych obejmujące: imię i nazwisko każdego uczestnika grupy oraz rok urodzenia (z zastrzeżeniem, że rok urodzenia przetwarzany jest wyłącznie w przypadku chęci skorzystania przez danego uczestnika grupy z dodatkowych rabatów ze względu na wiek, jeżeli takie przysługują), pozyskane (i) bądź bezpośrednio od uczestnika przez samodzielne wypełnienie i przekazanie listy uczestników grupy indywidualnie lub przez osobę uprawnioną do działania jako opiekun grupy, (ii) bądź od zewnętrznego podmiotu, tj. opiekuna grupy, odpowiedzialnego za samodzielne zebranie ww. danych i kolejno ich udostępnienie Spółce w formie pisemnej listy uczestników grupy zorganizowanej, (iii) bądź od zewnętrznego podmiotu współpracującego ze Spółką na podstawie stosownej umowy, zawarte w liście uczestników grupy zorganizowanej przekazywanej Spółce przez osobę uprawnioną do działania w imieniu ww. podmiotu (w szczególności przez działającego w imieniu i z upoważnienia tego podmiotu uprawnionego opiekuna grupy) 

– Administrator będzie zbierał i przetwarzał w celu przygotowania oferty dla uczestników danej grupy, kolejno w celu przygotowania pobytu członków tej grupy w Chochołowskich Termach oraz zarządzania pobytem i obsługi tego pobytu, w tym w szczególności w celu identyfikacji osób uprawnionych do udziału w programie przygotowanym dla danej grupy zorganizowanej oraz ustalenia zakresu pozostałych do wykorzystania usług, a także dalszego planu pobytu dla konkretnego członka grupy zorganizowanej; w razie konieczności w celu dostarczenia zagubionym członkom grupy informacji o aktualnym miejscu pobytu grupy i dalszym harmonogramie atrakcji; w celu zapewnienia organizatorowi pobytu danej grupy/ opiekunowi danej grupy potwierdzenia zakresu wykorzystanych przez poszczególnych członków grupy usług; w celu dokonania stosownych rozliczeń.

Uszczegóławiając, ww. dane osobowe uczestników grup zorganizowanych Administrator przetwarzał będzie:

1. w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy/nawiązaniem współpracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (przed świadczeniem usługi));
2. w celu realizacji zawartej umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do świadczenia usługi/do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą);
3. w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym w szczególności obowiązków fiskalnych, rozliczeniowych, rachunkowych i podatkowych, a także obowiązków wynikających z przepisów RODO – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze);
4. dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w tym w szczególności w celu rozpatrywania reklamacji oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony wzajemnych roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (podstawą przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora);
5. dla celów statystycznych Administratora i analiz – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (podstawą przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, przez które w tym przypadku należy rozumieć potrzebę posiadania informacji statystycznych o działaniach przez niego prowadzonych, co pozwala Administratorowi na usprawnienie tych działań).

W sytuacji, w której ktoś inny wykupił dla danego uczestnika udział w programie stworzonym dla danej grupy zorganizowanej, podstawą prawną do przetwarzania ww. danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Jeżeli bowiem ktoś chce zapewnić dla danego uczestnika udział w programie stworzonym dla danej grupy zorganizowanej i w tym celu udostępnia ww. dane osobowe uczestnika, Administrator staje się zobowiązany do udostępnienia możliwości udziału w tym programie i skorzystania z usług oferowanych przez Spółkę i w tym znaczeniu obowiązek Administratora do podjęcia określonych działań przed zawarciem umowy (przed świadczeniem 

usługi) oraz obowiązek wykonywania/świadczenia określonych usług stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania ww. danych osobowych. 

Dodatkowe, szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania Państwa pozostałych danych osobowych jako ogólnie klientów Spółki, w tym w szczególności informacje dotyczące monitoringu wizyjnego stosowanego w obiekcie Chochołowskie Termy, dostępne są na oficjalnej stronie internetowej: https://www.chocholowskietermy.pl/ w zakładce „Polityka prywatności”.

4. ODBIORCY DANYCH 

Odbiorcami zebranych danych osobowych będą upoważnieni pracownicy Administratora, podmioty współpracujące z Administratorem i przetwarzające dane osobowe z polecenia Administratora na podstawie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych lub podmioty, z którymi Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych lub inną właściwą regulującą przekazanie danych osobowych, bądź współadministrowanie tymi danymi. W szczególności dotyczy to usług wsparcia informatycznego (w szczególności podmiotów odpowiedzialnych za obsługę systemów informatycznych i sprzętu) lub wsparcia prowadzonej przez Administratora działalności (w szczególności podmiotów świadczących usługi prawne lub księgowe, konsultingowe, audytowe, w razie potrzeby usługi marketingowe, kurierskie, przewozowe, pocztowe, transportowe i inne).  

Ponadto Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie 

udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, w tym w szczególności organom podatkowym, czy organom wymiaru sprawiedliwości/ścigania, takim jak policja, prokuratura, sądy i organy arbitrażowe, na ich wyraźne i zgodne z prawem żądanie.

5. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EOG

Co do zasady zebrane dane osobowe nie będą przekazywane poza Unię Europejską lub Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), czyli do państw trzecich, a także do organizacji międzynarodowych. Wyjątkiem może być przekazanie danych do państw trzecich jedynie w ramach korzystania przez Administratora z usług podmiotów dostarczających rozwiązania i systemy informatyczne, które to podmioty mogą przechowywać dane osobowe na serwerach zlokalizowanych poza tym obszarem (w tym na terenie Stanów Zjednoczonych). W przypadkach wskazanego przekazania następuje ono w oparciu o odpowiednią podstawę (podstawą takiego przekazania może być przede wszystkim decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony lub zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, którymi są w szczególności standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską; w razie niewydania przez Komisję Europejską decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony lub braku zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń prawnych, dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego na podstawie jednej z przesłanek wymienionych w art. 49 ust. 1 RODO); stosowane 

są odpowiednie i właściwe zabezpieczenia wymagane przez przepisy o ochronie danych osobowych oraz umożliwia się uzyskanie kopii danych przekazanych do państw trzecich.

6. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH 

Dane osobowe uczestników grup zorganizowanych Administrator przetwarzał będzie w wewnętrznym systemie informatycznym i organizacji dokumentów do czasu zakończenia pobytu danej grupy zorganizowanej, a następnie przez okres nieprzekraczający 2 miesięcy od zakończenia miesiąca kalendarzowego, w którym dana grupa zorganizowana korzystała z oferty Spółki.

Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane.

7. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH – PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Administrator zapewnia, że wszystkim osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują odpowiednie prawa wynikające z RODO. W przypadku uczestników grup zorganizowanych, ze względu na zakres i podstawę prawną przetwarzanych danych osobowych, prawa te są następujące:

1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym w szczególności prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych oraz prawo do uzyskania kopii danych;
2. prawo do sprostowania danych (poprawiania/aktualizacji);
3. prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), z zastrzeżeniem, że prawo to nie ma zastosowania m.in. w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania;
5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (dotyczy przetwarzania danych osobowych, które odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z wyłączeniem marketingu bezpośredniego), jeżeli dana osoba uważa, że jej szczególna sytuacja uzasadnia zaprzestanie przetwarzania przez Administratora danych; żądania w tym zakresie Administrator może nie uwzględnić jeżeli istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych osobowych przez Administratora, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub jeżeli istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
6. prawo do przenoszenia danych (w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową/ze świadczeniem usług);
7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH

Podanie danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 powyżej jest dobrowolne, jednak koniecznie niezbędne dla skorzystania z usług świadczonych przez Spółkę dla grup zorganizowanych.

Odmowa podania danych będzie skutkowała brakiem możliwości podjęcia przez Spółkę działań zmierzających do zawarcia umowy oraz zawarcia i wykonania umowy, w konsekwencji uniemożliwiając skorzystanie z usług świadczonych przez Spółkę w zakresie udostępniania obiektów wchodzących w skład kompleksu Chochołowskie Termy dla danej grupy zorganizowanej.

9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

W ramach przetwarzania zebranych danych osobowych nie będą wykorzystywane systemy i metody służące do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. Jednak samo przetwarzanie danych osobowych może odbywać się w sposób częściowo zautomatyzowany, ponieważ w pewnym stopniu będą one przetwarzane na zasobach komputerowych.