KLAUZULA INFORMACYJNA 

DOTYCZĄCA ZASAD PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

OPIEKUNÓW GRUP ZORGANIZOWANYCH

Szanowni Państwo,

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), informujemy, że:

  1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Spółka Chochołowskie Termy Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Chochołowie (34-513) Chochołów 400, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000261672, REGON: 120300433, NIP: 7361640322 (dalej: „Spółka” lub „Administrator”).

  1. KONTAKT

Osobą do kontaktu w sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych oraz z wykonywaniem praw wynikających z RODO jest wyznaczony przez Spółkę Inspektor Ochrony Danych (IOD), z którym kontakt możliwy jest pod adresem e-mail:  iod@chocholowskietermy.pl bądź w formie listownej na adres: Chochołowskie Termy Sp. z o. o. Chochołów 400, 34-513 Chochołów, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub „Ochrona danych osobowych”.

  1. ZAKRES, CELE ORAZ PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 

Dane osobowe opiekuna danej grupy zorganizowanej obejmujące: nazwę instytucji, do której przynależy opiekun i grupa, nad którą sprawuje pieczę (jeśli dotyczy), imię i nazwisko opiekuna, jego adres, numer telefonu oraz numer PESEL, Administrator będzie zbierał i przetwarzał w celu przygotowania pobytu członków tej grupy w Chochołowskich Termach i obsługi tego pobytu (w tym rozliczenia), a także w celu ewidencjowania opiekuna jako osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za daną grupę. Uszczegóławiając, ww. dane osobowe opiekuna grupy Administrator przetwarzał będzie:

  1. w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy/nawiązaniem współpracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (przed świadczeniem usługi));
  2. w celu realizacji zawartej umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do świadczenia usługi/do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą);
  3. w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym w szczególności obowiązków fiskalnych, rozliczeniowych, rachunkowych i podatkowych, a także obowiązków wynikających z przepisów RODO – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze);
  4. dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w tym w szczególności w celu rozpatrywania reklamacji oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony wzajemnych roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (podstawą przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora);
  5. dla celów statystycznych Administratora i analiz – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (podstawą przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, przez które w tym przypadku należy rozumieć potrzebę posiadania informacji statystycznych o działaniach przez niego prowadzonych, co pozwala Administratorowi na usprawnienie tych działań).

Jeżeli opiekun grupy wyrazi stosowną zgodę, jego dane osobowe obejmujące imię i nazwisko oraz numer telefonu i/lub adres e-mail, będą przetwarzane również w celu przekazywania/wysyłania informacji i materiałów marketingowych/handlowych o świadczonych przez Administratora usługach, za pośrednictwem e-mail, SMS oraz innych środków komunikacji elektronicznej. Podstawą prawną do przetwarzania ww. danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – podstawą przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na wysyłce informacji marketingowych w granicach udzielonej przez uczestnika zgody (marketing bezpośredni).

Niezależnie od informacji zawartych w pkt. 6 i 7 poniżej, dodatkowo wskazujemy, iż osobom, których dane przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, w tym ewentualnego profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Dane zebrane na potrzeby marketingu bezpośredniego będą przechowywane w tym celu przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu Administratora, chyba że osoba, której dane dotyczą, sprzeciwi się otrzymywaniu informacji marketingowych.

  1. ODBIORCY DANYCH 

Odbiorcami zebranych danych osobowych będą upoważnieni pracownicy Administratora, podmioty współpracujące z Administratorem i przetwarzające dane osobowe z polecenia Administratora na podstawie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych lub podmioty, z którymi Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych lub inną właściwą regulującą przekazanie danych osobowych, bądź współadministrowanie tymi danymi. W szczególności dotyczy to usług wsparcia informatycznego (w szczególności podmiotów odpowiedzialnych za obsługę systemów informatycznych i sprzętu) lub wsparcia prowadzonej przez Administratora działalności 

(w szczególności podmiotów świadczących usługi prawne lub księgowe, konsultingowe, audytowe, w razie potrzeby usługi marketingowe, kurierskie, przewozowe, pocztowe, transportowe i inne).  

Ponadto Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, w tym w szczególności organom podatkowym, czy organom wymiaru sprawiedliwości/ścigania, takim jak policja, prokuratura, sądy i organy arbitrażowe, na ich wyraźne i zgodne z prawem żądanie.

  1. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EOG

Co do zasady zebrane dane osobowe nie będą przekazywane poza Unię Europejską lub Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), czyli do państw trzecich, a także do organizacji międzynarodowych. Wyjątkiem może być przekazanie danych do państw trzecich jedynie w ramach korzystania przez Administratora z usług podmiotów dostarczających rozwiązania i systemy informatyczne, które to podmioty mogą przechowywać dane osobowe na serwerach zlokalizowanych poza tym obszarem (w tym na terenie Stanów Zjednoczonych). W przypadkach wskazanego przekazania następuje ono w oparciu o odpowiednią podstawę (podstawą takiego przekazania może być przede wszystkim decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony lub zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, którymi są w szczególności standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską; w razie niewydania przez Komisję Europejską decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony lub braku zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń prawnych, dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego na podstawie jednej z przesłanek wymienionych w art. 49 ust. 1 RODO); stosowane są odpowiednie i właściwe zabezpieczenia wymagane przez przepisy o ochronie danych osobowych oraz umożliwia się uzyskanie kopii danych przekazanych do państw trzecich.

  1. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH 

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Zatem zebrane przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w pkt. 3 powyżej celów.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora –dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. 

Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy (świadczenia usług), dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania. 

Gdy podstawę przetwarzania stanowi zgoda, dane są przetwarzane do momentu jej wycofania.  

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (z 

uwzględnieniem okresów przedawnienia), a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. 

Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane.

  1. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH – PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Administrator zapewnia, że wszystkim osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują odpowiednie prawa wynikające z RODO. W przypadku opiekunów grup zorganizowanych, ze względu na zakres i podstawę prawną przetwarzanych danych osobowych, prawa te są następujące:

  1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym w szczególności prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych oraz prawo do uzyskania kopii danych;
  2. prawo do sprostowania danych (poprawiania/aktualizacji);
  3. prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), z zastrzeżeniem, że prawo to nie ma zastosowania m.in. w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, czy gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku;
  4. prawo do ograniczenia przetwarzania;
  5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (dotyczy przetwarzania danych osobowych, które odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z wyłączeniem marketingu bezpośredniego), jeżeli dana osoba uważa, że jej szczególna sytuacja uzasadnia zaprzestanie przetwarzania przez Administratora danych; żądania w tym zakresie Administrator może nie uwzględnić jeżeli istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych osobowych przez Administratora, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub jeżeli istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim;
  7. prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy);
  8. prawo wycofania zgody w dowolnym momencie (jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody), z zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;
  9. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  1. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH

Podanie danych osobowych, o których mowa w pkt. 3 powyżej (za wyjątkiem danych podawanych w celu marketingu bezpośredniego) jest dobrowolne, jednak koniecznie 

niezbędne dla skorzystania z usług świadczonych przez Spółkę zarówno przez opiekuna grupy zorganizowanej, jak i przez uczestników tejże grupy. 

Odmowa podania danych będzie skutkowała brakiem możliwości skorzystania z usług świadczonych przez Spółkę w zakresie udostępniania obiektów wchodzących w skład kompleksu Chochołowskie Termy dla danej grupy zorganizowanej i jej opiekuna.  

Niepodanie danych, które mają być przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, nie ma żadnego wpływu na możliwość skorzystania z usług świadczonych przez Spółkę.

  1. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

W ramach przetwarzania zebranych danych osobowych (za wyjątkiem danych zebranych w celu marketingu bezpośredniego), nie będą wykorzystywane systemy i metody służące do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. Jednak samo przetwarzanie danych osobowych może odbywać się w sposób częściowo zautomatyzowany, ponieważ w pewnym stopniu będą one przetwarzane na zasobach komputerowych.

W celu realizowania działań marketingowych Administrator w niektórych przypadkach może wykorzystywać profilowanie. Oznacza to, że dzięki automatycznemu przetwarzaniu danych Administrator może dokonywać oceny wybranych czynników dotyczących osób fizycznych w celu analizy ich zachowania lub stworzenia prognozy na przyszłość.