Szanowni Państwo,

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”), informujemy, że:

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych nadawców i adresatów zawartych w korespondencji elektronicznej wychodzącej i przychodzącej na adresy mailowe należące do Chochołowskich Term, bądź danych osobowych osób, które kontaktują się w formie telefonicznej na numery wskazane do kontaktu z Chochołowskimi Termami i w trakcie takiego kontaktu telefonicznego podają dane osobowe, jest Spółka Chochołowskie Termy Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Chochołowie (34-513) Chochołów 400, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000261672, REGON: 120300433, NIP: 7361640322 (dalej: „Spółka” lub „Administrator”).

2. KONTAKT

Osobą do kontaktu w sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych oraz z wykonywaniem praw wynikających z RODO jest wyznaczony przez Spółkę Inspektor Ochrony Danych (IOD), z którym kontakt możliwy jest pod adresem e-mail:  iod@chocholowskietermy.pl bądź w formie listownej na adres: Chochołowskie Termy Sp. z o. o. Chochołów 400, 34-513 Chochołów, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub „Ochrona danych osobowych”.

3. ZAKRES, CELE ORAZ PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 

Dane osobowe obejmujące informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji e-mail wychodzącej i przychodzącej na adresy mailowe należące do Spółki oraz informacje zawarte w treści takiej korespondencji i/lub informacje zawierające dane osobowe, które przekazane zostaną w trakcie kontaktu telefonicznego ze Spółką, Administrator przetwarzał będzie przede wszystkim w celu umożliwienia kontaktu e-mailowego/telefonicznego ze Spółką, rozpatrzenia przesłanej/przekazanej do Spółki wiadomości, udzielenia na nią odpowiedzi i kolejno w celu realizacji bieżącego kontaktu z adresatami wiadomości/telefonu 

poprzez prowadzenie korespondencji drogą elektroniczną/rozmowy telefonicznej w sprawach związanych z przedmiotem działalności Administratora. Ponadto ww. dane osobowe przetwarzane będą również w celu dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami; w celu przyjmowania zleceń, pism, zgłoszeń, wniosków, zapytań itp. w formie elektronicznej/telefonicznej; w celu realizacji umowy zawartej z klientami lub kontrahentami; w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami; w celach statystycznych i analiz.

Podstawą prawną do przetwarzania ww. danych osobowych jest:

1. wobec korespondencji/kontaktu telefonicznego o charakterze incydentalnym – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – podstawą przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora oraz nadawców wiadomości mailowych/osób kontaktujących się telefonicznie, polegających na umożliwieniu kontaktu elektronicznego/telefonicznego z Administratorem, w tym udzielenia odpowiedzi na zadawane pytania;
2. w zakresie korespondencji/rozmowy telefonicznej prowadzonej w celu realizacji umowy/świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do świadczenia usługi/do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą;
3. w zakresie korespondencji/rozmowy telefonicznej dotyczącej podjęcia przez Administratora działań na podstawie przepisów prawa – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
4. w zakresie korespondencji/rozmowy telefonicznej dotyczącej udzielenia przez Spółkę informacji na temat świadczonych przez Spółkę usług, oferowanych towarów itp. (marketing bezpośredni) – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – podstawą przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na wysyłce informacji marketingowych w granicach udzielonej zgody (marketing bezpośredni) – jeżeli nadawca poprosi o udzielnie informacji dotyczących marki Administratora, jego produktów lub usług – skierowanie zapytania oznacza wyrażenie zgody na przesłanie/przekazanie nadawcy na podany adres e-mail i/lub numer telefonu przez Administratora informacji i materiałów marketingowych/handlowych o świadczonych przez Administratora usługach, oferowanych towarach itp., w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi;
5. wobec korespondencji/kontaktu telefonicznej, w toku których podawane są dane szczególnej kategorii (gdy przetwarzanie tych danych nie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń) – art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – podstawą przetwarzania jest wyrażona zgoda (jeżeli nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji/rozmowie telefonicznej, zostanie poproszony o jej udzielenie; brak zgody jest równoznaczny z brakiem możliwości przetwarzania danych szczególnych kategorii przez Administratora);
6. w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – podstawą przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora w postaci należytego ustalenia, rozpatrzenia, dochodzenia i obrony wzajemnych roszczeń oraz art. 9 ust. 2 lit. f) RODO (jeśli podnosząc określone roszczenia zgłaszający poda w treści zgłoszenia dane osobowe szczególnej kategorii, w tym np. dotyczące swojego stanu zdrowia) – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
7. dla celów statystycznych Administratora i analiz – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – podstawą przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, przez które w tym przypadku należy rozumieć potrzebę posiadania informacji statystycznych o działaniach przez niego prowadzonych, co pozwala Administratorowi na usprawnienie tych działań.

4. ODBIORCY DANYCH 

Odbiorcami zebranych danych osobowych będą upoważnieni pracownicy Administratora, podmioty współpracujące z Administratorem i przetwarzające dane osobowe z polecenia Administratora na podstawie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych lub podmioty, z którymi Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych lub inną właściwą regulującą przekazanie danych osobowych, bądź współadministrowanie tymi danymi. W szczególności dotyczy to usług wsparcia informatycznego (w szczególności podmiotów odpowiedzialnych za obsługę systemów informatycznych i sprzętu) lub wsparcia prowadzonej przez Administratora działalności (w szczególności podmiotów świadczących usługi prawne lub księgowe, konsultingowe, audytowe, w razie potrzeby usługi marketingowe, kurierskie, przewozowe, pocztowe, transportowe i inne).  

Ponadto Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, w tym w szczególności organom podatkowym, czy organom wymiaru sprawiedliwości/ścigania, takim jak policja, prokuratura, sądy i organy arbitrażowe, na ich wyraźne i zgodne z prawem żądanie.

5. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EOG

Co do zasady zebrane dane osobowe nie będą przekazywane poza Unię Europejską lub Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), czyli do państw trzecich, a także do organizacji międzynarodowych. Wyjątkiem może być przekazanie danych do państw trzecich jedynie w ramach korzystania przez Administratora z usług podmiotów dostarczających rozwiązania i systemy informatyczne, które to podmioty mogą przechowywać dane osobowe na serwerach zlokalizowanych poza tym obszarem (w tym na terenie Stanów Zjednoczonych). W przypadkach wskazanego przekazania następuje ono w oparciu o odpowiednią podstawę (podstawą takiego przekazania może być przede wszystkim decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony lub zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, którymi są w szczególności standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską; w razie niewydania przez Komisję Europejską decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony lub braku zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń prawnych, dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego na podstawie jednej z przesłanek wymienionych w art. 49 ust. 1 RODO); stosowane są odpowiednie i właściwe zabezpieczenia wymagane przez przepisy o ochronie danych osobowych oraz umożliwia się uzyskanie kopii danych przekazanych do państw trzecich.

6. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH 

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Zatem zebrane przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w pkt. 3 powyżej celów.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora –dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. 

Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy (świadczenia usług), dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania. 

Gdy podstawę przetwarzania stanowi zgoda, dane są przetwarzane do momentu jej wycofania.  

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (z uwzględnieniem okresów przedawnienia), a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. 

Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane.

7. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH – PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Administrator zapewnia, że wszystkim osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują odpowiednie prawa wynikające z RODO. W przypadku osób kontaktujących się ze Spółką za pośrednictwem e-mail/telefonicznie, ze względu na zakres i podstawę prawną przetwarzanych danych osobowych, prawa te są następujące:

1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym w szczególności prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych oraz prawo do uzyskania kopii danych;
2. prawo do sprostowania danych (poprawiania/aktualizacji);
3. prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), z zastrzeżeniem, że prawo to nie ma zastosowania m.in. w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, czy gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania;
5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (dotyczy przetwarzania danych osobowych, które odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z wyłączeniem marketingu bezpośredniego), jeżeli dana osoba uważa, że jej szczególna sytuacja uzasadnia zaprzestanie przetwarzania przez Administratora danych; żądania w tym  zakresie Administrator może nie uwzględnić jeżeli istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych osobowych przez Administratora, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub jeżeli istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim;
7. prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy);
8. prawo wycofania zgody w dowolnym momencie (jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody), z zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;
9. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla skutecznego kontaktowania się z Administratorem drogą elektroniczną, w formie mailowej i/lub w formie telefonicznej (jeżeli rozmowa  obejmuje podanie danych osobowych) – bez podania danych osobowych nie jest możliwe prawidłowe realizowanie nawiązywanego z Administratorem kontaktu.

9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

W ramach przetwarzania zebranych danych osobowych (za wyjątkiem danych zebranych w celu marketingu bezpośredniego), nie będą wykorzystywane systemy i metody służące do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. Jednak samo przetwarzanie danych osobowych może odbywać się w sposób częściowo zautomatyzowany, ponieważ w pewnym stopniu będą one przetwarzane na zasobach komputerowych.

W celu realizowania działań marketingowych Administrator w niektórych przypadkach może wykorzystywać profilowanie. Oznacza to, że dzięki automatycznemu przetwarzaniu danych Administrator może dokonywać oceny wybranych czynników dotyczących osób fizycznych w celu analizy ich zachowania lub stworzenia prognozy na przyszłość.