Wstęp

Niniejsza Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych (dalej jako „Procedura”) została opracowana przez Spółkę Chochołowskie Termy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Chochołowie, (34-513) Chochołów 400, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000261672, REGON: 120300433, NIP: 7361640322 (dalej jako „Spółka” lub „Chochołowskie Termy”) w ramach realizacji obowiązków wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928 z dnia 2024.06.24), w tym w szczególności w celu wdrożenia w Spółce jasnych i przejrzystych zasad umożliwiających zgłaszanie ewentualnych nieprawidłowości i naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, podejmowania odpowiednich działań naprawczych w przypadku wykrycia naruszeń oraz zapewnienia ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszeń prawa (sygnalistów).

Przyjmowanie  zgłoszeń  naruszeń  prawa  jest  elementem  prawidłowego  i  bezpiecznego zarządzania w Spółce Chochołowskie Termy i  służy  zwiększeniu  efektywności wykrywania nieprawidłowości i  podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych. 

Niniejsza Procedura ustalona została po przeprowadzaniu stosownych konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę w Spółce, wyłonionymi w obowiązującym w Spółce trybie, zgodnie z wymogami określonymi w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów. 

1. Postanowienia ogólne

§ 1. Przedmiot Procedury 

Niniejsza Procedura określa:

1. tryb przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa);
2. tryb podejmowania działań następczych w związku z ww. zgłoszeniami. 

§ 2. Obowiązek zapoznania się z treścią Procedury 

1. Do zapoznania się z treścią niniejszej Procedury zobowiązana jest każda z osób wykonujących pracę w Spółce Chochołowskie Termy, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę zatrudnienia. Procedura zostaje podana do wiadomości osób wykonujących pracę na rzecz Spółki na 7 dni przed jej wejściem w życie w sposób w Spółce przyjęty i kolejno udostępniona do stałego wglądu w Dziale HR Spółki oraz zamieszczona na oficjalnej stronie internetowej Chochołowskich Term.  
2. Nowa osoba, która będzie wykonywała pracę w Chochołowskich Termach na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, zobowiązana jest zapoznać się z treścią Procedury przed dopuszczeniem do wykonywania pracy wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Przekazania informacji o Procedurze osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, dokonuje się wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Stosowaną formą przekazania Procedury jest jej udostępnienie w ogłoszeniu jako adres URL do strony zawierającej pełną treść Procedury.
3. Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Procedury potwierdzone własnoręcznym podpisem zostanie dołączone do akt osobowych, a w przypadku ich braku dołączone do umowy cywilnoprawnej będącej podstawą współpracy. Wzór Oświadczenia stanowi Załącznik nr 1 do Procedury. 

§ 3. Zgłoszenia Wewnętrzne rozpatrywane w ramach Procedury

1. Procedura przewiduje rozpatrywanie wyłącznie: 
   • zgłoszeń nieprawidłowości, które zostały dokonane przez osoby uprawnione na podstawie niniejszej Procedury do ich dokonywania (Sygnalista);
   • zgłoszeń nieprawidłowości dokonanych w formie jawnej, tzn. zawierających dane osoby zgłaszającej, niezbędne do prawidłowego rozpatrzenia danego zgłoszenia;
   • zgłoszeń nieprawidłowości dokonanych za pośrednictwem wskazanych w Procedurze bezpiecznych kanałów ich dokonywania.
2. Procedura obowiązuje Sygnalistę, który dokonuje Zgłoszenia Wewnętrznego o naruszeniu prawa w Spółce Chochołowskie Termy w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, a w szczególności dotyczy:  
   • pracowników, pracowników tymczasowych, osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 
   • byłych pracowników i współpracowników; 
   • osób ubiegających się o zatrudnienie bądź świadczenie usług; 
   • osób prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek; 
   • prokurentów, akcjonariuszy lub wspólników Spółki;
   • osób wchodzących w skład organów statutowych Spółki;
   • osób świadczących pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 
   • stażystów, praktykantów oraz wolontariuszy. 
3. Postanowienia niniejszej Procedury obejmują także:
   • osoby, które pomagają w dokonaniu zgłoszeń; 
   • osoby, które są powiązane z osobami dokonującymi zgłoszenia, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, takich jak współpracownicy lub krewni osób dokonujących zgłoszenia.
4. Ochronie przewidzianej w procedurze Sygnalista podlega od chwili dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia Wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje Zgłoszenia Wewnętrznego wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara). Zgłoszenie takie może wypełniać znamiona przestępstwa określonego w art. 57 Ustawy o ochronie sygnalistów, zagrożonego grzywną, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 2.

§ 4. Możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych 

1. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać Zgłoszenia Zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego. 
2. Zgłoszenia Zewnętrznego dokonuje się do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do innego organu publicznego, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach Zgłoszenia Zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. 
3. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, czy do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem Zgłoszenia Wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Zgłoszenie Zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo inny właściwy organ publiczny bądź instytucje, organy czy jednostki organizacyjne Unii Europejskiej, za pośrednictwem kanałów komunikacyjnych wskazanych na stronach www oraz w Biuletynie Informacji Publicznej każdego z wyżej wymienionych podmiotów.

§ 5. Zachęta do zgłoszeń wewnętrznych 

1. W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, zachęca się do dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego. 
2. Każdemu, kto rozważa dokonanie Zgłoszenia Wewnętrznego zapewnia się w razie potrzeby: 
   • pomoc prawną;
     – udzieloną na wniosek takiej osoby, w terminie 3 dni od złożenia wniosku; świadczenie takiej pomocy odbywa się przy zachowaniu zasad pełnej poufności tożsamości osoby, która zamierza dokonać zgłoszenia;
   • ułatwienie/pomoc w kontaktach z odpowiednimi organami;
   • zorganizowanie pracy w taki sposób, aby uniemożliwić lub ograniczyć kontakt Sygnalisty z osobą, której zgłoszenie dotyczy (np. poprzez umożliwienie pracy zdalnej lub zwiększenie limitu pracy zdalnej; modyfikacje personalne w obsadzie danej zmiany itp.);
   • inne w zależności od okoliczności konkretnego przypadku.

§ 6. Definicje

Ilekroć w treści niniejszej Procedury będą używane następujące definicje, nadaje się im poniższe znaczenie:

1. Compliance officer /Pełnomocnik ds. naruszeń/ – bezstronna osoba w ramach struktury organizacyjnej Spółki, upoważniona przez Spółkę do przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia Wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej;
2. działanie następcze – działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu Wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
3. działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem Wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście; 
4. informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa)
5. Informacja Zwrotna – przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań; 
6. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
7. naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa;
8. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, wskazana w Zgłoszeniu Wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
9. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu Wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
10. osoba powiązana z Sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika lub członka rodziny Sygnalisty oraz świadka;
11. Procedura – treść niniejszego dokumentu; 
12. Sygnalista/Zgłaszający – osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w tym pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, osoba fizyczna przed nawiązaniem stosunku pracy (w trakcie rekrutacji lub negocjacji) lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji albo dostarczania towarów, lub gdy taki stosunek już ustał;
13. Ustawa o ochronie sygnalistów – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024.928 z dnia 2024.06.24);
14. Zgłoszenie Wewnętrzne – ustne lub pisemne zgłoszenie do Spółki informacji o naruszeniu prawa przekazane zgodnie z niniejszą Procedurą;
15. Zgłoszenie Zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

3. Tryb i zasady dokonywania zgłoszenia przez Sygnalistę

§ 7. Przedmiot zgłoszenia – czego może dotyczyć zgłoszenie naruszenia? 

1. Zgłoszenie Wewnętrzne dokonane przez Sygnalistę może dotyczyć działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa w odniesieniu do:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1-16.
2. Procedura uwzględnia wyłącznie możliwość dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego naruszeń wskazanych w ust. 1 powyżej. W przypadku wystąpienia innych niż wskazane w ust. 1 powyżej naruszeń, zgłoszenia powinny być dokonywane w ramach standardowych procedur służbowych, czyli bezpośrednio do przełożonego, kierownictwa lub organów Spółki Chochołowskie Termy, chyba że wewnętrzne regulacje przewidują inny sposób zgłaszania takich przypadków naruszeń. W takim przypadku zgłoszenie należy kierować zgodnie z ustalonymi procedurami.

§ 8. Odpowiedzialność osób zgłaszających naruszenia 

1. Zgłoszenie Wewnętrzne na podstawie niniejszej Procedury może zostać dokonane tylko w dobrej wierze. Oznacza to, że dokonujący zgłoszenia powinien mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponuje w momencie zgłaszania, że zgłaszane przez niego kwestie są prawdziwe. Wyłącznie zgłoszenia dokonane w dobrej wierze będą rozpatrywane w sposób gwarantujący osobie zgłaszającej zachowanie poufności oraz zapewniający jej ochronę przed działaniami odwetowymi. 
2. Zgłoszenia niepoważne, fałszywe, zgłoszone w złej wierze, czy zgłoszenia, które celowo i świadomie zawierają błędne lub wprowadzające w błąd informacje, nie korzystają z ochrony przewidzianej w Procedurze. 
3. Ochronie przewidzianej w Procedurze nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje Zgłoszenia Wewnętrznego wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara). Zgłoszenie takie może wypełniać znamiona przestępstwa określonego w art. 57 Ustawy o ochronie sygnalistów, zagrożonego grzywną, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 2.
4. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
5. W sytuacji, gdy dojdzie do ustalenia, że Sygnalista świadomie podał w zgłoszeniu nieprawdę lub zataił prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy oraz w regulacjach szczególnych, w tym także w przepisach porządkowych obowiązujących w Spółce Chochołowskie Termy. Takie zachowanie może być również uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych lub ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy i w rezultacie prowadzić do rozwiązania umowy o pracę/umowy cywilnoprawnej w trybie natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia. 

§ 9. Kanały dokonywania zgłoszenia

1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia Wewnętrznego bezpośrednio do Compliance officera:
   1. Elektronicznie:
      • za pośrednictwem dedykowanej skrzynki poczty elektronicznej na adres e-mail: naruszenia@chocholowskietermy.pl;
   2. Pisemnie:
      • w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą wewnętrzną lub pocztą tradycyjną opatrzonej dopiskiem „Nie otwierać – do rąk własnych Compliance officera”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na adres siedziby Spółki; 
   3. Osobiście:
      1. na wniosek Sygnalisty Zgłoszenie Wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z osobistym udziałem Compliance officera, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku:
         • z przyjęcia zgłoszenia Compliance officer sporządza protokół (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego podpisanie) lub dokumentuje zgłoszenie w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie;
         • do złożenia wniosku o spotkanie Sygnalista może wykorzystać wzór, który stanowi Załącznik nr 3 do Procedury; skorzystanie ze wzoru jest dobrowolne.

2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Compliance officera lub w przypadku zastrzeżeń co do jego niezależności i bezstronności (tylko i wyłącznie), Sygnalista może dokonywać zgłoszenia bezpośrednio do Zarządu Spółki:
   1. Pisemnie:
      1. w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą wewnętrzną lub pocztą tradycyjną opatrzonej dopiskiem „Nie otwierać – do rąk własnych Zarządu”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na adres siedziby Spółki;
   2. Osobiście:
      1. na wniosek Sygnalisty Zgłoszenie Wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z udziałem co najmniej dwóch Członków Zarządu, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku:
         • z przyjęcia zgłoszenia obecny podczas spotkania Zarząd za zgodą Sygnalisty: sporządza protokół (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego podpisanie) lub dokumentuje zgłoszenie w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie;
         • do złożenia wniosku o spotkanie Sygnalista może wykorzystać wzór, który stanowi Załącznik nr 3 do Procedury; skorzystanie ze wzoru jest dobrowolne.

3. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Członka Zarządu oraz Compliance officera (tylko i wyłącznie, Sygnalista może dokonywać zgłoszenia bezpośrednio do Rady Nadzorczej Spółki:
   1. Pisemnie:
      • w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą wewnętrzną lub pocztą tradycyjną opatrzonej dopiskiem „Nie otwierać – do rąk własnych Rady Nadzorczej”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na adres siedziby Spółki;
   2. Osobiście:
      • na wniosek Sygnalisty Zgłoszenie Wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z udziałem co najmniej dwóch Członków Rady Nadzorczej, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku:
      • z przyjęcia zgłoszenia obecni podczas spotkania Członkowie Rady Nadzorczej za zgodą Sygnalisty: sporządzają protokół (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego podpisanie) lub dokumentują zgłoszenie w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie;
      • do złożenia wniosku o spotkanie Sygnalista może wykorzystać wzór, który stanowi Załącznik nr 3 do Procedury; skorzystanie ze wzoru jest dobrowolne.

§ 10. Treść zgłoszenia

1. W celu rzetelnej weryfikacji Zgłoszenia Wewnętrznego oraz skutecznego podjęcia działania następczego, zgłoszenie takie powinno zawierać co najmniej:
   1. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   2. adres do kontaktu Sygnalisty;
   3. możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;
   4. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
   5. opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwi dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
   6. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
   7. wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa;
   8. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
   9. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego – na przykład prywatny adres e-mail utworzony specjalnie na ten cel, albo prywatny numer telefonu założony do tego celu.
2. Do dokonania zgłoszenia Sygnalista może wykorzystać wzór zgłoszenia, który stanowi Załącznik nr 4 do Procedury. Skorzystanie ze wzoru formularza jest dobrowolne.

§ 11. Zgłoszenie anonimowe 

1. Zgłoszenia Wewnętrznego nie można dokonać anonimowo. 
2. Zgłoszenie Wewnętrzne, które zostało dokonane w formie anonimowej nie będzie rozpatrywane w ramach niniejszej Procedury. Osoba, która dokonała zgłoszenie w formie anonimowej nie podlega ochronie prawnej, jaka przysługuje osobie dokonującej prawidłowego zgłoszenia na podstawie niniejszej Procedury.

§ 12. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia

W terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia Wewnętrznego Compliance officer przekazuje Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. Tryb rozpatrywania zgłoszeń

§ 13. Zasady ogólne

1. Za przyjmowanie Zgłoszeń Wewnętrznych od Sygnalisty oraz za podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia Wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej, odpowiedzialny jest Compliance officer.  
2. Compliance officer działa na podstawie stosownej umowy zawartej ze Spółką i jest zobowiązany do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskał w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonuje te czynności. 
3. Compliance officer w ramach umowy, o której mowa w ust. 2 powyżej jest zobowiązany złożyć oświadczenie o obowiązku zachowania poufności oraz oświadczenie o bezstronności. 
4. Jeżeli Zgłoszenie Wewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika/współpracownika Spółki, osoba ta jest obowiązana do:
   1. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości Sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   2. niezwłocznego przekazania zgłoszenia Compliance officerowi – bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

§ 14. Wyłączenie COMPLIANCE OFFICERA

1. Jeżeli z treści Zgłoszenia Wewnętrznego wynika, że Compliance officer może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia lub jeżeli istnieje jakakolwiek okoliczność, która mogłaby wywołać uzasadnioną wątpliwość co do jego obiektywności lub bezstronności – nie może analizować takiego zgłoszenia.  
2. W sytuacji, gdy dopiero w trakcie prowadzonego postępowania dotyczącego danego Zgłoszenia Wewnętrznego Compliance officer uzyska informacje, iż istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do jego obiektywności lub bezstronności, jest on niezwłocznie wyłączany przez Zarząd Spółki. Fakt ten powinien być odnotowany w dokumentacji dotyczącej prowadzonego postępowania wraz z uzasadnieniem powodu wyłączenia Compliance officera. 
3. W szczególności Compliance officerem nie może być osoba wskazana jako sprawca naruszenia, czy osoba, która jest bezpośrednim przełożonym Sygnalisty.
4. W przypadku stwierdzenia przesłanek do wyłączenia, Compliance officer jest zobowiązany do niezwłocznego złożenia oświadczenia o wyłączeniu wraz z przedstawieniem przyczyn tego wyłączenia.
5. Fakt wyłączenia oraz powody tego działania muszą zostać odpowiednio udokumentowane. Dokumentacja powinna zawierać opis okoliczności uzasadniających wyłączenie, datę oraz podpis osoby składającej oświadczenie o wyłączeniu. Dokumentacja ta powinna zostać dołączona do akt sprawy i przechowywana w sposób zapewniający jej poufność oraz dostępność jedynie dla osób uprawnionych.
6. W przypadku wyłączenia Compliance officera, zgłoszenie zostaje przekazane do rozpatrzenia Zarządowi Spółki, który może samodzielnie się nim zająć bądź powołać nowego Compliance officera w innej niż dotychczas osobie. Nowo powołany Compliance officer powinien spełniać wymogi bezstronności oraz niezależności, a jego wybór powinien być dokonywany w sposób określony w Procedurze. 

§ 15. Przyjęcie zgłoszenia przez COMPLIANCE OFFICERA i wstępna weryfikacja

1. Zgłoszenia Wewnętrzne są przyjmowane przez Compliance officera, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej Procedurze, a w szczególności czy:
   1. zdarzenie wskazane w Zgłoszeniu Wewnętrznym mieści się w zakresie obszarów nieprawidłowości określonych w § 7 Procedury;
   2. Zgłoszenie Wewnętrzne zostało dokonane przez osobę uprawnioną, tj. Sygnalistę, o którym mowa w § 3 ust. 2 Procedury;
   3. Zgłoszenie Wewnętrzne nie zostało dokonane w złej wierze;
   4. zdarzenie opisane w Zgłoszeniu Wewnętrznym miało miejsce;
   5. Zgłoszenie Wewnętrzne zawiera informacje, które umożliwiają ustalenie tożsamości Sygnalisty;  
   6. Zgłoszenie Wewnętrzne zawiera niezbędne informacje do jego rozpatrzenia;
   7. Zgłoszenie Wewnętrzne – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – należy przekazać do uprawnionych organów (już na tym etapie), a jeśli tak to konieczne jest niezwłoczne poinformowanie o tym Zarządu Spółki.  

2. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w Zgłoszeniu Wewnętrznym informacji Compliance officer kontaktuje się z Sygnalistą, o ile jest to możliwe. 
3. Compliance officer po przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji może odstąpić od rozpatrzenia Zgłoszenia Wewnętrznego, jeżeli:
   1. Zgłoszenie Wewnętrzne zostało dokonane w sposób sprzeczny z Procedurą; 
   2. Zgłoszenie Wewnętrzne nie dotyczy spraw, które są objęte niniejszą Procedurą określonych w § 7;
   3. Zgłoszenie Wewnętrzne jest w oczywisty sposób nieprawdziwe;
   4. Zgłoszenie Wewnętrzne jest w oczywisty sposób bezzasadne;
   5. z przebiegu sprawy jednoznacznie wynika, że Zgłoszenie Wewnętrzne zostało złożone w złej wierze;
   6. niemożliwe jest uzyskanie od Sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do weryfikacji Zgłoszenia Wewnętrznego oraz rzetelnego wyjaśnienia naruszenia;
   7. Zgłoszenie Wewnętrzne było przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym Zgłoszeniem Wewnętrznym.  

3. Compliance officer informuje Sygnalistę o pozostawieniu Zgłoszenia Wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego Zgłoszenia Wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.  
4. W sytuacji, gdy Compliance officer odstąpił od rozpatrzenia Zgłoszenia Wewnętrznego, należy sporządzić notatkę dokumentującą zrealizowane w ramach postępowania weryfikacyjnego czynności oraz ich rezultat. Notatkę przekazuje się Członkom Zarządu, którzy notatkę podpisują. Następnie notatkę załącza się do akt danej sprawy. Notatka nie zawiera danych osobowych Sygnalisty.

§ 16. Rozpatrzenie zgłoszenia przez compliance officera – postępowanie wyjaśniające

1. W przypadku, gdy Zgłoszenie Wewnętrzne po dokonaniu wstępnej weryfikacji spełnia warunki Procedury i treść Zgłoszenia Wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Compliance officer podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
2. Rozpatrzenie Zgłoszenia Wewnętrznego nie powinno trwać dłużej niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego.  
3. Gdy zajdzie taka potrzeba, Compliance officer może:
   1. wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Spółki celem złożenia wyjaśnień; osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w Zgłoszeniu Wewnętrznym;
   2. zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych działów/komórek organizacyjnych w Spółce lub do specjalistów, podmiotów świadczących usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w Zgłoszeniu Wewnętrznym;
   3. wezwać Sygnalistę w celu uzyskania dodatkowych informacji;
   4. zgromadzić inne dowody.

§ 17. Obowiązek zachowania poufności 

Postępowanie jest poufne. Każda osoba uczestnicząca w postępowaniu wyjaśniającym wszczętym na podstawie Zgłoszenia Wewnętrznego – niezależnie od roli – w tym świadek i osoba, której dotyczy zgłoszenie, jest zobowiązana do podpisania oświadczenia o obowiązku zachowania poufności – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do niniejszej Procedury. 

§ 18. Czynności po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego 

Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Compliance officer:

1. podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia;
2. wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych; 
3. sporządza protokół końcowy z podjętych czynności w ramach prowadzonego postępowania;
4. przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego; Sygnaliście informacji zwrotnej nie przekazuje się, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

§ 19. Protokół końcowy 

1. Compliance officer sporządza protokół końcowy z podjętych czynności w ramach prowadzonego postępowania wraz z propozycjami podjęcia działań następczych (rekomendacji) w przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości. Ponadto każde czynności podjęte w ramach postępowania wyjaśniającego powinny zostać udokumentowane m.in. poprzez raporty, korespondencję elektroniczną, notatki (np. ze spotkań, czy z przeprowadzonych rozmów), ewidencje, dokumentację zdjęciową, nagrania.
2. Protokół końcowy nie zawiera danych osobowych Sygnalisty, pokrzywdzonych i świadków uczestniczących w czynności, osoby, której dotyczy zgłoszenie. Dane te natomiast przechowywane są w aktach sprawy i pozostają do wglądu wyłącznie osobom prowadzącym dane postępowanie.
3. Protokół końcowy może mieć formę elektroniczną lub pisemną.
4. Protokół końcowy:
   1. jest przedstawiany przez Compliance officera:
      • Zarządowi, jeżeli stwierdzone w nim naruszenie dotyczy pracowników, współpracowników lub innych osób pozostających w kontekście związanym z pracą ze Spółką lub
      • Przewodniczącemu Rady Nadzorczej, jeżeli stwierdzone w nim naruszenie dotyczy pośrednio lub bezpośrednio Członka Zarządu Spółki; 
   2. po zapoznaniu się z nim i podpisaniu przez ww. organy jest dołączany do akt danej sprawy. 

§ 20. Działania podejmowane po zakończeniu postępowania wyjaśniającego

1. Compliance officer po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego i stwierdzeniu naruszenia prawa może wydać rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest usunięcie skutków naruszenia, ograniczenie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
2. W przypadku, gdy:
   1. naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki – Compliance officer wydaje rekomendacje określając w nich stosowne działania naprawcze;
   2. naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach Spółki – Compliance officer zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;
   3. zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Compliance officer oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą Procedurą.
3. Organy Spółki Chochołowskie Termy nie są związane zaleceniami Compliance officera. Jeżeli podejmą one inne decyzje inne niż te przedstawione w zaleceniach Compliance officera, mają obowiązek przedłożyć Compliance officerowi informację w tym zakresie w celu dołączenia jej do dokumentacji danego postępowania. 
4. W przypadku stwierdzonej nieprawidłowości Organy Spółki Chochołowskie Termy po otrzymaniu zaleceń Compliance officera określają dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację. O podjętych działaniach kolejno informują one Compliance officera w celu odnotowywania ich w rejestrze naruszeń. 
5. Jeśli Informacja Zwrotna, przekazana zgodnie z § 18 pkt 4 Procedury, nie zawierała informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, Compliance officer przekazuje Sygnaliście uzupełniającą informację zwrotną obejmującą taką informację.
6. Compliance officer podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości Sygnalisty. 

4. Ochrona sygnalisty

§ 21. Ochrona sygnalisty

1. Wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia (zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego), a także ujawnienia publicznego – zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów, nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:
   1. odmowa nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny; 
   4. niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;
   5. niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   6. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
   7. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
   8. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
   9. przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
   10. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   11. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
   12. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   13. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
   14. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze;
   15. przymus, zastraszanie lub wykluczenie; 
   16. mobbing; 
   17. dyskryminacja; 
   18. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie; 
   19. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe; 
   20. nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne (chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania); 
   21. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   22. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
   23. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty;
   24. wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
3. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą Sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność Sygnalisty lub go zatrudniającą.
4. Wszelkie działania o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub niesprawiedliwe traktowanie Sygnalisty będą uważane za naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej dokonującego działań odwetowych ze Spółką. 

§ 22. Obowiązek zapewnienia ochrony poufności tożsamości Sygnalisty

1. Zachowanie poufności ma na celu ochronę Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu – zapewniając tym osobom bezpieczeństwo i ograniczając ryzyko działań odwetowych lub represyjnych. Jeśli dane osobowe osób wskazanych w zdaniu pierwszym zostaną ujawnione bez ich zgody, powinni oni natychmiast zgłosić to do Compliance officera, który ma obowiązek podjąć odpowiednie kroki w celu ochrony.
2. Spółka Chochołowskie Termy gwarantuje, że Procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych, uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
3. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń Wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające stosowne pisemne upoważnienie Spółki. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń Wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. W Spółce Chochołowskie Termy jest to Compliance officer. 
4. Dane dotyczące Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu są dostępne wyłącznie upoważnionym osobom właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych. W Spółce Chochołowskie Termy jest to Compliance officer.
5. Wszystkie zgłoszenia, które zostaną przekazane w trybie określonym w niniejszej Procedurze wraz z danymi dotyczącymi Sygnalisty (osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu) lub danymi mogącymi umożliwić jego identyfikację, mają charakter poufny, chyba że Sygnalista sam zdecyduje się na ujawnienie swojej tożsamości. 
6. Tożsamość Sygnalisty oraz wszelkie informacje pozwalające na jego identyfikację nie będą ujawniane podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, ani osobom trzecim, pracownikom, czy współpracownikom Spółki. Ujawnienie tych informacji będzie miało miejsce tylko wtedy, gdy jest to wymagane przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz niezbędne w ramach postępowań prowadzonych przez organy krajowe. Tożsamość osób, których dotyczy zgłoszenie, również podlega ochronie poufności na tych samych zasadach, co tożsamość Sygnalisty. 

§ 23. Warunki objęcia sygnalisty ochroną 

Sygnalista podlega ochronie określonej w Ustawie o ochronie sygnalistów i Procedurze od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

5. Rejestr zgłoszeń

§ 24. Rejestr zgłoszeń 

1. Każde zgłoszenie, które zostało zakwalifikowane przez Compliance officera jako Zgłoszenie Wewnętrzne, podlega rejestracji bezpośrednio przez Compliance officera. Nie należy rejestrować zgłoszeń, które pomimo że zostały przekazane właściwym kanałem, nie spełniają wymogów Procedury do zakwalifikowania ich jako Zgłoszenia Wewnętrzne.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera co najmniej:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia;
   3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu Sygnalisty;
   5. datę dokonania zgłoszenia;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera także zgłoszenia dokonane anonimowo. Jeśli Sygnalista nie podał swoich danych osobowych lub adresu do kontaktu, w Rejestrze oznacza się takie zgłoszenie jako anonim, z zastrzeżeniem, iż zgodnie z zasadami niniejszej Procedury w przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego pozostawia się je bez rozpoznania.
4. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności.
5. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
6. Wzór rejestru zgłoszeń stanowi Załącznik nr 2 do Procedury.
7. Rejestr zgłoszeń może być prowadzony w formie papierowej lub w formie elektronicznej.

6. Postanowienia końcowe

§ 25. Dane osobowe

1. Spółka Chochołowskie Termy przetwarza dane osobowe tylko w takim zakresie, jaki jest konieczny do przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego i podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie są istotne dla rozpatrzenia Zgłoszenia Wewnętrznego, nie są zbierane, a jeśli zostaną zebrane, są usuwane. 
2. Szczegółowe informacje dotyczące zasad związanych z przetwarzaniem danych osobowych osób korzystających z uprawnień opisanych w niniejszej Procedurze zawarte zostały w klauzulach informacyjnych stanowiących Załącznik nr 6, 7 i 8 do niniejszej Procedury, a także dostępnych na oficjalnej stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.chocholowskietermy.pl, w zakładce: https://www.chocholowskietermy.pl/polityka-przetwarzania-danych-osobowych-polityka-transparentnosci-klauzule-informacyjne/, a także w Polityce prywatności dostępnej w zakładce: https://www.chocholowskietermy.pl/polityka-prywatnosci-obiektu/.

§ 26. Ustanowienie i zmiany Procedury

1. Za opracowanie, wdrożenie, aktualizację, a także prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej Procedury odpowiada Zarząd Spółki. 
2. Procedura została ustalona po przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Spółki Chochołowskie Termy, wyłonionymi w trybie przyjętym w Spółce.
3. Procedura w brzmieniu wynikającym z niniejszego dokumentu została przyjęta Uchwałą Zarządu z dnia 19 września 2024 roku.
4. Zmiana Procedury dokonywana jest w trybie właściwym do jej ustanowienia z zastrzeżeniem, iż aktualizacja listy załączników, zmiana ich tytułów, numeracji, dodawanie/usuwanie załączników i podobne działania obowiązują automatycznie i nie wymagają zachowania tego trybu. 

§ 27. Postanowienia końcowe

1. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Spółce Chochołowskie poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń i/lub rozesłanie w formie elektronicznej.
2. Compliance officer nie rzadziej niż raz w roku przekazuje Zarządowi zbiorczą informację o Zgłoszeniach Wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.
3. W sprawach nieuregulowanych w Procedurze stosuje się przepisy Ustawy o ochronie sygnalistów oraz inne przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
4. Załączniki stanowią integralną część Procedury. 

Załączniki: