Szanowni Państwo,

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), informujemy, że:

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Spółka Chochołowskie Termy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Chochołowie (34-513) Chochołów 400, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000261672, REGON: 120300433, NIP: 7361640322 (dalej: „Spółka” lub „Administrator”).

2. KONTAKT

Osobą do kontaktu w sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych oraz z wykonywaniem praw wynikających z RODO jest wyznaczony przez Spółkę Inspektor Ochrony Danych (IOD), z którym kontakt możliwy jest pod adresem e-mail:  iod@chocholowskietermy.pl bądź w formie listownej na adres: Chochołowskie Termy Sp. z o.o. Chochołów 400, 34-513 Chochołów, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub „Ochrona danych osobowych”.

3. ZAKRES, CELE ORAZ PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 

REKLAMACJE USŁUG I TOWARÓW (ROZPATRYWANIE REKLAMACJI ORAZ USTALANIE, DOCHODZENIE I OBRONA WZAJEMNYCH ROSZCZEŃ)

Celem przyjęcia, a kolejno podjęcia działań zmierzających do rozpatrzenia, obsługi i realizacji zgłoszonej reklamacji dotyczącej usług i towarów oferowanych przez Spółkę (w tym w szczególności w celu kontaktu zwrotnego z osobą zgłaszającą reklamację), a ponadto celem ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony wzajemnych roszczeń, Administrator będzie zbierał i przetwarzał dane takie jak: imię i nazwisko osoby zgłaszającej reklamację oraz jej adres  do kontaktu zwrotnego oraz dodatkowo, wówczas gdy osoba zgłaszająca reklamację wyrazi zgodę i chęć kontaktu w formie telefonicznej i/lub mailowej, także numer telefonu i/lub adres e-mail osoby zgłaszającej reklamację. Ponadto, jeśli zostaną podane przez osobę zgłaszającą reklamację, Administrator będzie zbierał i przetwarzał dane świadków/uczestników zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, obejmujące imię i nazwisko świadka/świadków bądź uczestnika/uczestników oraz jego/ich dane kontaktowe. Możliwe jest również przetwarzanie przez Administratora danych dotyczących stanu zdrowia osoby zgłaszającej reklamację – jeśli zgłoszenie reklamacyjne dotyczyć będzie zdarzenia związanego/mającego wpływ na stan zdrowia osoby zgłaszającej reklamację i w związku z tym dane dotyczące stanu zdrowia zostaną podane przez osobę zgłaszającą reklamację.

Podstawą prawną do przetwarzania ww. danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – podstawą przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora w postaci należytego rozpatrzenia roszczeń reklamacyjnych, kontroli prawidłowości prowadzenia postępowania reklamacyjnego, obrony interesów i praw Spółki. Ponadto podstawą prawną do przetwarzania ww. danych osobowych jest również art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do świadczenia usługi/do wykonania umowy (obsługa reklamacji), której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa, w szczególności przepisów Kodeksu cywilnego dotyczących rękojmi za wady rzeczy oraz przepisów ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta. Jeśli w zgłoszenia reklamacyjnym zgłaszający poda dane osobowe dotyczące swojego stanu zdrowia podstawą prawną do ich przetwarzania jest art. 9 ust. 2 lit. f) RODO – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeśli w zgłoszeniu reklamacyjnym zgłaszający poda dodatkowe, fakultatywne dane osobowe, takie jak np. numer telefonu i/lub adres e-mail, podstawą prawną do ich przetwarzania jest zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

4. ODBIORCY DANYCH 

Odbiorcami zebranych danych osobowych będą upoważnieni pracownicy Administratora, podmioty współpracujące z Administratorem i przetwarzające dane osobowe z polecenia Administratora na podstawie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych lub podmioty, z którymi Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych lub inną właściwą regulującą przekazanie danych osobowych bądź współadministrowanie tymi danymi. W szczególności dotyczy to usług wsparcia informatycznego (w szczególności podmiotów odpowiedzialnych za obsługę systemów informatycznych i sprzętu) lub wsparcia prowadzonej przez Administratora działalności (w szczególności podmiotów świadczących usługi prawne lub księgowe, konsultingowe, audytowe, w razie potrzeby usługi marketingowe, kurierskie, przewozowe, pocztowe, transportowe i inne).  

W przypadku reklamacji towaru dane mogą zostać przekazane również dystrybutorowi produktu, producentowi lub gwarantowi, w zależności od konkretnego towaru objętego uprawnieniami. 

Ponadto Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, w tym w szczególności organom podatkowym, czy organom wymiaru sprawiedliwości/ścigania, takim jak policja, prokuratura, sądy i organy arbitrażowe, na ich wyraźne i zgodne z prawem żądanie.

5. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EOG

Co do zasady zebrane dane osobowe nie będą przekazywane poza Unię Europejską lub Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), czyli do państw trzecich, a także do organizacji międzynarodowych. Wyjątkiem może być przekazanie danych do państw trzecich jedynie w ramach korzystania przez Administratora z usług podmiotów dostarczających rozwiązania i systemy informatyczne, które to podmioty mogą przechowywać dane osobowe na serwerach zlokalizowanych poza tym obszarem (w tym na terenie Stanów Zjednoczonych). W przypadkach wskazanego przekazania następuje ono w oparciu o odpowiednią podstawę (podstawą takiego przekazania może być przede wszystkim decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony lub zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, którymi są w szczególności standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską; w razie niewydania przez Komisję Europejską decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony lub braku zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń prawnych, dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego na podstawie jednej z przesłanek wymienionych w art. 49 ust. 1 RODO); stosowane są odpowiednie i właściwe zabezpieczenia wymagane przez przepisy o ochronie danych osobowych oraz umożliwia się uzyskanie kopii danych przekazanych do państw trzecich.

6. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH 

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Zatem zebrane przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w pkt. 3 powyżej celów.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. interesu w postaci należytego rozpatrzenia roszczeń reklamacyjnych, kontroli prawidłowości prowadzenia postępowania reklamacyjnego, obrony interesów i praw Spółki – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu (w szczególności do momentu zakończenia obsługi reklamacji i jej rozpatrzenia) lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. 

Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy (świadczenia usług), dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania. 

Gdy podstawę przetwarzania stanowi zgoda, dane są przetwarzane do momentu jej wycofania.  

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (z uwzględnieniem okresów przedawnienia, w tym w szczególności przedawnienia roszczeń z rękojmi), a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane.

7. UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH – PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Administrator zapewnia, że wszystkim osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują odpowiednie prawa wynikające z RODO. W przypadku osób składających reklamację na usługi i towary oferowane przez Spółkę, ze względu na zakres i podstawę prawną przetwarzanych danych osobowych, prawa te są następujące:

1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym w szczególności prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych oraz prawo do uzyskania kopii danych;
2. prawo do sprostowania danych (poprawiania/aktualizacji);
3. prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), z zastrzeżeniem, że prawo to nie ma zastosowania m.in. w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania;
5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (dotyczy przetwarzania danych osobowych, które odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z wyłączeniem marketingu bezpośredniego), jeżeli dana osoba uważa, że jej szczególna sytuacja uzasadnia zaprzestanie przetwarzania przez Administratora danych; żądania w tym zakresie Administrator może nie uwzględnić jeżeli istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych osobowych przez Administratora, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub jeżeli istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
6. prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy);
7. prawo wycofania zgody w dowolnym momencie (jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody), z zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;
8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH

Podanie danych osobowych obejmujących imię i nazwisko osoby zgłaszającej reklamację oraz jej adres do kontaktu zwrotnego, a ponadto danych dotyczących reklamacji (informacji o miejscu, dacie i godzinie zdarzenia, danych świadków (jeśli dotyczy), przedmiotu reklamacji (opisu  sprawy)) jest dobrowolne, jednak koniecznie niezbędne dla złożenia reklamacji, jej rozpatrzenia i udzielenia odpowiedzi na złożoną reklamację.  

Odmowa podania ww. danych będzie skutkowała brakiem możliwości podjęcia przez Spółkę działań zmierzających do rozpatrzenia reklamacji. 

Podanie innych, fakultatywnych danych, tj. danych nieoznaczonych w formularzu zgłoszeniowym symbolem „*”, jest dobrowolne i pozostaje bez wpływu na przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszonej reklamacji.

9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

W ramach przetwarzania zebranych danych osobowych nie będą wykorzystywane systemy i metody służące do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. Jednak samo przetwarzanie danych osobowych może odbywać się w sposób częściowo zautomatyzowany, ponieważ w pewnym stopniu będą one przetwarzane na zasobach komputerowych.